Regulamin Konwentu Toporiada 2025: Leśny Konwent RPG

§1

Toporiada 2025: Leśny Konwent RPG (zwany dalej konwentem) odbywa się na terenie Stanicy Harcerskiej Hufca ZHP Łódź-Widzew Zarzęcin, Zarzęcin Mały 53, 26-341 Zarzęcin i trwa od godz. 16:00 w czwartek 28 sierpnia 2025 r. do jego zamknięcia ok. 23:59 w sobotę 30 sierpnia 2025 r.

§2

Organizatorem konwentu jest Stowarzyszenie Topory, ul. Mszczonowska 21, 96-200 Rawa Mazowiecka, reprezentowane podczas konwentu przez osoby wyznaczone do przygotowania i organizacji konwentu. Lista organizatorów – wyznaczonych osób fizycznych znajduje się na stronie internetowej: https://toporiada.topory.org/ (dalej jako organizatorzy).

§3

1. Wszystkie osoby uczestniczące w konwencie mają obowiązek zapoznać się, zaakceptować i przestrzegać treści niniejszego regulaminu.
2. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych odbywa się na podstawie Polityki prywatności Stowarzyszenia Topory.
3. Regulamin oraz Polityka prywatności są dostępne:

1. na stronie internetowej https://toporiada.topory.org/,
2. w akredytacji na terenie konwentu.

1. Kontakt z organizatorem jest możliwy pod adresem: toporiada@topory.org.

§4

1. Na terenie konwentu mogą przebywać jedynie osoby, które dokonały opłaty akredytacyjnej, znalazły się na liście zaproszonych gości oraz posiadają ważny identyfikator wydany przez organizatorów. Organizatorzy mają prawo do potwierdzania tożsamości uczestnika konwentu.
2. Uczestnikami konwentu mogą być tylko osoby pełnoletnie.
3. Uczestnicy mogą przebywać na terenie konwentu od godziny 16:00 w czwartek, 28 sierpnia 2025 r. do godziny 12:00 w niedzielę, 31 sierpnia 2025 r.
4. Osoby nieprzestrzegające regulaminu, będące pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, przeszkadzające innym uczestnikom lub zakłócające przebieg konwentu mogą zostać usunięte z terenu konwentu przez organizatorów.

§5

1. Każdy uczestnik jest zobowiązany do podpisania identyfikatora i noszenia go w widocznym miejscu.
2. W przypadku zniszczenia lub utraty identyfikatora należy niezwłocznie zgłosić się do organizatorów na stoisku akredytacyjnym.
3. Organizatorzy są uprawnieni do potwierdzania tożsamości uczestnika konwentu poprzez zażądanie okazania imiennego dokumentu, opatrzonego zdjęciem. Odmowa okazania dokumentu może stanowić uzasadnienie dla usunięcia uczestnika z konwentu.

§6

1. Organizatorzy odpowiadają za szkody wyrządzone uczestnikom na zasadach ogólnych przewidzianych przepisami prawa.
2. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody spowodowane siłą wyższą (np. warunkami atmosferycznymi, pożarem, zalaniem wodą), przez osoby trzecie, w tym innych uczestników konwentu albo z winy uczestnika.
3. Organizatorzy nie prowadzą depozytu i nie ponoszą odpowiedzialności za przedmioty uczestników pozostawione lub zagubione na terenie konwentu.
4. Organizator nie utożsamiają się z poglądami i opiniami prezentowanymi przez uczestników w tym twórców punktów programu.

§7

1. Bilety na konwent będą sprzedawane w następujących progach cenowych (Opłata akredytacyjna):

1. I próg – pierwsze 100 biletów, ale nie później niż do 30 kwietnia 2025 r.– za cenę 250 zł:
2. II próg – bilety nie objęte poprzednim progiem, do wyczerpania zapasów – za cenę 280 zł.

1. Zakupiony bilet uprawnia do noclegu na terenie konwentu w wydzielonej strefie, w której możliwe jest rozstawienie przez uczestnika własnego namiotu.
2. W ramach dostępności miejsc w domkach harcerskich na terenie konwentu Organizatorzy mogą dokonywać ich sprzedaży za dodatkową opłatą.
3. Organizatorzy nie zwracają środków za opłatę akredytacyjną, z wyjątkiem zwrotu całości lub części kosztów w przypadku odwołania lub przeniesienia konwentu lub jego częściowej organizacji oraz sytuacji wskazanych w załączniku nr 1: Regulamin płatności.
4. Organizatorom przysługuje prawo zwolnienia organizatorów i wolontariuszy zaangażowanego w organizację konwentu: “peona” w całości lub w części z opłaty akredytacyjnej.
5. Organizatorom przysługuje prawo przyznania zniżki za wstęp na konwent gościom, twórcom programu lub innym uczestnikom.

§8

1. Uczestnicy konwentu są zobowiązani do:

1. dokonania akredytacji i odebrania identyfikatora
2. traktowania pozostałych uczestników z szacunkiem oraz poszanowania ich poglądów,
3. zachowania czystości i porządku na terenie konwentu,
4. nierozpalania ognisk na terenie konwentu poza miejscami wyznaczonymi przez organizatorów,
5. palenia papierosów tylko w specjalnie wyznaczonych miejscach,
6. nieprowadzenia działalności politycznej lub ideologicznej,
7. kulturalnego zachowania i podporządkowania się decyzjom organizatorów.

1. Zabrania się wnoszenia na teren konwentu przedmiotów niebezpiecznych, takich jak broń palna, ASG z amunicją, broń biała, materiały wybuchowe, pirotechniczne, toksyczne, cuchnące lub łatwopalne. Przedmioty te mogą być użyte do pokazów za zgodą organizatora. Podczas trwania konwentu zabrania się kierowania jakiegokolwiek niebezpiecznego narzędzia w stronę innego uczestnika konwentu, z wyjątkiem sytuacji, gdy wyrazi on na to zgodę.
2. W przypadku konfliktu pomiędzy uczestnikami organem rozstrzygającym są organizatorzy.
3. Prowadzenie na terenie konwentu działalności reklamowej, handlowej, rozrywkowej, informacyjnej lub promocyjnej jest możliwe tylko po uzyskaniu wcześniejszej zgody Organizatorów.
4. Na terenie Konwentu mogą zostać wyznaczone obszary o ograniczonej dostępności dla Uczestników Konwentu, w tym o dostępności jedynie dla Organizatorów.
5. Mając na uwadze wymagania zarządcy obiektu dostęp do pryszniców w godzinach nocnych może zostać ograniczony lub całkowicie wyłączony.

§9

Uczestnicy przebywając na terenie konwentu, dokonując akredytacji, mogą wyrazić zgodę na przetwarzanie swojego wizerunku oraz na nieodpłatne wykonywanie zdjęć i nagrywanie filmów z jego udziałem przez organizatorów przez organizatorów w celach promocyjnych konwentu.

§10

1. Na terenie konwentu znajduje się punkt obsługiwany przez ratowników medycznych w zakresie przysługujących im kompetencji zawodowych;
2. Świadczenia udzielane przez ratowników medycznych mają charakter pomocy doraźnej
3. Tożsamość poszkodowanych przyjmowanych w punkcie będzie weryfikowana na podstawie dokumentu tożsamości ze zdjęciem.

§11

1. Dostęp do punktów programu z ograniczoną liczbą uczestników odbywa się na podstawie kolejności zgłoszeń, w tym przybycia na miejsce punktu programu i akceptacji twórcy tego punktu programu.
2. Zapisy na sesję wchodzące w skład programu konwentu odbywają się w dwóch turach. Pierwsza tura zapisów jest dostępna jedynie dla osób uprawnionych, w tym twórców programu konwentu oraz posiadaczy Złotego Biletu.

§12

Twórcy punktów programu są zobowiązani do dbałości o porządek w miejscu prowadzenia punktu programu, jego terminowego prowadzenia oraz oddania go w stanie niepogorszonym.

§13

Integralną część niniejszego regulaminu stanowi załącznik nr 1: Regulamin płatności

§14

Organizatorzy mają prawo zmienić regulamin poprzez opublikowanie nowego brzmienia regulaminu na stronie internetowej oraz ogłoszenie w mediach społecznościowych konwentu. Zmiana wchodzi w życie z dniem jej publikacji.

 

Załącznik nr 1: Regulamin płatności

§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejsze postanowienia określają zasady dokonywania płatności online za uczestnictwo w konwencie Toporiada organizowanym przez Stowarzyszenie Topory (dalej: „Organizator”).
2. Płatności online realizowane są za pośrednictwem systemu Przelewy24, obsługiwanego przez PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu.
3. Dokonanie płatności online jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu Konwentu oraz niniejszych postanowień dotyczących płatności.

§2 Zasady dokonywania płatności

1. Płatności online można dokonać poprzez stronę internetową konwentu Toporiada, wykorzystując dostępne metody płatności oferowane przez operatora Przelewy24 (m.in. przelew bankowy, BLIK, karta płatnicza).
2. Opłata za uczestnictwo w konwencie jest uznawana za wniesioną w momencie potwierdzenia transakcji przez operatora Przelewy24.
3. W tytule płatności system automatycznie przypisuje dane identyfikacyjne uczestnika, co umożliwia poprawne zaksięgowanie wpłaty.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne błędy w płatnościach wynikające z nieprawidłowego podania danych przez uczestnika.

§3 Zwroty i rezygnacja z uczestnictwa

1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z uczestnictwa w konwencie i ubiegania się o zwrot opłaty w terminie do 14 dni od dokonania płatności, jednak nie później niż w dniu przybycia uczestnika na konwent.
2. Wniosek o zwrot należy przesłać na adres e-mail Organizatora: toporiada@topory.org, podając dane uczestnika oraz numer transakcji.
3. Zwrot zostanie dokonany na rachunek bankowy, z którego dokonano płatności, w terminie do 14 dni roboczych od zaakceptowania wniosku przez Organizatora.
4. Zwroty nie przysługują w przypadku rezygnacji zgłoszonej po terminie określonym w ust. 1, chyba że Organizator postanowi inaczej w szczególnie uzasadnionych przypadkach.
5. W przypadku odwołania konwentu przez Organizatora, pełny zwrot wpłaconej kwoty zostanie dokonany w terminie do 30 dni od ogłoszenia odwołania wydarzenia.

§4 Reklamacje dotyczące płatności

1. Wszelkie reklamacje dotyczące płatności online należy zgłaszać do Organizatora drogą e-mailową na adres toporiada@topory.org w terminie 14 dni od daty dokonania transakcji.
2. Organizator zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania.
3. Reklamacje dotyczące działania systemu płatności Przelewy24 należy kierować bezpośrednio do operatora płatności zgodnie z zasadami opisanymi na stronie www.przelewy24.pl.

§5 Odpowiedzialność i bezpieczeństwo płatności

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne, opóźnienia w księgowaniu płatności lub inne zdarzenia wynikające z działania systemu Przelewy24 lub banków obsługujących transakcje.
2. Wszystkie transakcje realizowane przez system Przelewy24 są zabezpieczone zgodnie z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa płatności elektronicznych.
3. Uczestnik zobowiązuje się do korzystania z systemu płatności w sposób zgodny z przepisami prawa oraz regulaminem Przelewy24.

§6 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszymi postanowieniami mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawach konsumenta.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszych postanowień, przy czym zmiany nie będą działać wstecz wobec już dokonanych transakcji.
3. Wszelkie spory wynikłe z realizacji płatności online rozstrzygane będą przez właściwy sąd zgodnie z przepisami prawa polskiego.